Inkasso af flere fakturaer til samme kunde begynder med et overblik over de enkelte restbeløb. En delbetaling kan være kommet ind, en kreditnota kan være udstedt, og fakturaerne kan vedrøre forskellige leverancer. Dansk Inkasso kan hjælpe med inddrivelsen, når opgørelsen og bilagene er samlet. Et kontoudtog viser den samlede saldo, men den skal kunne forklares ud fra hver enkelt faktura og de efterfølgende betalinger eller reguleringer.
Saml de relevante fakturaer og sammenhold dem med bogføringen og de registrerede betalinger. For hver faktura bør du kunne se det oprindelige beløb, eventuelle reguleringer og den resterende saldo. Notér også fakturanummer, fakturadato og forfaldsdato, så posterne kan identificeres uden tvivl.
Brug derefter de enkelte saldi til at kontrollere det samlede tilgodehavende. Hvis summen ikke stemmer med kundens konto i bogføringen, bør forskellen undersøges, før kravet overdrages. Det kan eksempelvis være en betaling, der endnu ikke er bogført på kunden, eller en kreditnota, som ikke er indregnet. Medtag kun de fakturaer, der faktisk indgår i den ønskede opfølgning. Et kontoudtog kan give overblik, men de underliggende fakturaer og aftaler er stadig relevante for at forstå kravet.
En delbetaling ændrer restkravet, men beløbet alene fortæller ikke altid, hvilken faktura kunden har betalt på. Undersøg betalingsreferencen og eventuelle beskeder fra kunden. Hvis kunden har angivet et fakturanummer, skal den oplysning følge med afstemningen. Mangler der en tydelig henvisning, bør du gøre usikkerheden synlig og søge den afklaret frem for blot at antage en bestemt fordeling.
Det samme gælder kreditnotaer. Angiv, hvilken faktura eller leverance kreditnotaen vedrører, og om den nedbringer hele beløbet eller kun en del. Forklar også reguleringen, hvis sammenhængen ikke fremgår direkte af dokumenterne. Hold oplysningerne samlet, så den, der behandler inkassosagen, ikke skal gætte, hvorfor fakturaens oprindelige beløb og den oplyste restsaldo er forskellige. En tydelig afstemning gør det også lettere at besvare kundens spørgsmål undervejs.
Flere fakturaer til samme kunde behøver ikke at have samme baggrund eller status. Kunden kan have gjort indsigelse mod en ældre levering, mens en nyere faktura blot er overset. En anden faktura kan endnu ikke være forfalden. Hold ikke-forfaldne fakturaer adskilt fra de beløb, der overdrages til inkasso. Beskriv derfor status på de enkelte poster, og lad ikke en fælles kundekonto skjule forskellene.
Har der været tidligere henvendelser, betalingsløfter eller aftaler om afdrag, er den konkrete korrespondance relevant. Notér, hvilke fakturaer samtalerne vedrørte. Kravets alder og tidligere forløb kan have betydning for den videre behandling. Det samlede overblik skal derfor vise både beløbene og det forløb, der knytter sig til hver faktura.
Ved inkasso kan Dansk Inkasso tage udgangspunkt i din afstemte opgørelse og de tilhørende bilag. Dansk Inkasso K/S er opført på Politiets liste over autoriserede inkassovirksomheder. Virksomheden gennemgår kravene, sender inkassobreve, følger op telefonisk og administrerer eventuelle afdrag. Kontoen er gratis, og du kan følge sagen online.
Prisen for almindelig udenretlig inkasso er 0 kr. pr. sag. Der er hverken abonnement eller oprettelsesgebyr. Dansk Inkasso får sin betaling fra inkassoomkostninger og gebyrer, der pålægges skyldneren. Retslig behandling og tilkøb afregnes særskilt, og egen tilbagekaldelse af en sag kan medføre betaling efter betingelserne.
Afstemningen stopper ikke ved overdragelsen. Hvis kunden betaler direkte til dig, eller du udsteder en ny kreditnota, bør du straks give besked med beløb, dato og den relevante fakturahenvisning. Så kan opgørelsen opdateres, og den videre opfølgning ske på grundlag af det aktuelle restkrav.
